Заключение той или иной сделки сопровождается оформлением довольно весомого пакета документов. Причем большинство бумаг должно быть подписано обеими сторонами договора, а то и третьими лицами. Таким образом, для соблюдения всех юридических тонкостей партнерам, да и бухгалтерам, приходится немало побегать. Значительно сэкономить время в некоторых случаях позволяют современные технологии. Действительно, соблазн отправить все документы по электронной почте достаточно велик: легкое нажатие клавиш – и необходимая информация, минуя все курьерские службы, попадает нужному адресату. Вместе с тем законодательство не всегда одобряет прогрессивный подход к документообороту.

Электронный документооборот можно охарактеризовать как удобный, быстрый, практичный способ обмена информацией. Компаний, не использующих в своей деятельности «электронку», остается все меньше и меньше. Ведь подобный обмен информацией имеет множество преимуществ, да и хранить документы в цифровом формате намного удобнее.  Однако для того, чтобы они имели юридическую силу, должны выполняться определенные условия.

Цифровые возможности

На сегодняшний день электронный документооборот регулируют Гражданский кодекс и Закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

В частности, пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса допускает даже заключение договоров в оцифрованном формате, при условии, что он подписан электронно-цифровой подписью – ЭЦП (п. 2 ст. 160 ГК). Порядок и случаи использования ЭЦП, помимо законодательного закрепления, должны предусматриваться и соглашением сторон.

Самые распространенные случаи использования ЭЦП – подписание банковских платежек и сдача отчетности по телекоммуникационным каналам связи (п. 6 ст. 13 Закона № 129-ФЗ). Например, организации, среднесписочная численность работников в которых превышает 100 человек, обязаны представлять декларации в цифровом виде (п. 3 ст. 80 НК). Однако на этом список  ситуаций, при которых на вооружение следует брать подобную подпись, не заканчивается. Практически любой документ, имеющий цифровой автограф, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный вариант с рукописной подписью (п. 3 ст. 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ).

Вместе с тем каждой фирме стоит иметь в виду, что при обращении в суд использовать цифровой договор как доказательство весьма сложно. Арбитражно-процессуальное законодательство по этому вопросу пока не развито, хотя и не исключает использования судом электронного документа (ст. 64 АПК). А вот если на документе будет отсутствовать ЭЦП, то он и вовсе никем не примется во внимание и будет считаться недействительным (Закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

Электронная «первичка»

Теперь поговорим о первичных документах. Будут ли налоговики принимать расходы, оформленные документами в электронном виде?

Что касается первичных бухгалтерских документов, то порядок их оформления регулируется Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, в пункте 7 статьи 9 которого установлено, что «первичка» может составляться как на бумажных, так и на машинных носителях информации, то есть в электронном виде. В случае необходимости фирма должна скопировать ее на бумагу для других участников хозопераций, а также по требованию инспекции, суда и прокуратуры.

Не противостоит оцифрованию первичных документов и Минфин, но при условии, что  на них будет иметься ЭЦП (письмо от 26 мая 2004 г. № 04-02-05/2/28).

Учет на основании электронных документов ведется также как и исходя из бумажных носителей. Наверняка многих бухгалтеров волнует вопрос: а все ли хозяйственные операции можно оформлять в электронном формате? К сожалению, ответ отрицательный. Причем это зависит не от вида документа, а от содержания и условий совершения самой сделки. Чтобы лучше понять суть дела, рассмотрим пример. Предположим, имеет место реализация товара. Для оформления данной операции Госкомстатом разработана и утверждена унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 (постановление от 25 декабря 1998 г. № 132), которая подлежит составлению именно на бумажном носителе. Связано это с тем, что на данном документе имеется такой реквизит, как подпись лица, получившего груз. При ее отсутствии у поставщика могут возникнуть проблемы с правомерностью отнесения в состав расходов стоимости проданных товаров.

Та же «первичка», в которой подпись представителя контрагента не нужна (например, табели учета рабочего времени), теоретически может создаваться и храниться только в электронном виде.

Заметим, что ответственность за организацию хранения цифровой «первички», регистров и отчетности лежит на руководителе.

Вычет по цифровому обоснованию

Несмотря на широкое распространение электронного документооборота, вычет по НДС на основании счета-фактуры в цифровом варианте ни одной фирме пока что не светит, даже при наличии соответствующей ЭЦП. Именно такого мнения придерживаются всеми любимые налоговые службы. Например, в письме ФНС от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11 указано, что в соответствии с пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главбухом компании. При этом упомянутая статья не предоставляет возможности использования электронно-цифровых или факсимильных подписей. Отметим, что это не единственное послание чиновников, направленное против компьютерных подтверждений уплаты НДС (письмо МНС от 21 апреля 2004 г. № 03-1-08/1039/17). Доказать правомерность вычетов в таких случаях фирмам не удавалось даже в суде (постановление ФАС Дальневосточного округа от 2 февраля 2005 г. № Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А13-6464/04-19).

Однако все эти запреты и препятствия не убивают надежду на то, что в ближайшем будущем развитие технологий позволит значительно снизить бумажный документооборот, заменив его на электронный.

В. Андронова, обозреватель «Федеральное агентство финансовой информации»