Журнал «Бухгалтер-Дока
Вопрос-ответ, примеры и комментарии»

Персональный журнал для тех, кто хочет быть в курсе дел.

Выходит два раза  в месяц + Спецвыпуски по отчетности!

 


Листать журнал On-line
Хотите знать как выглядит журнал?
Выгодная стоимость подписки!

Стоимость подписки в 2-3 раза меньше, чем на аналогичные издания!


Содержание номера 19 января 2018

2011 23
"ОБОСОБЛЕННЫЙ" НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ: ВСЕ ДЕЛО В СТАВКАХ


Вернутся к содержанию

Статья на стр. 28: Порядок заверения копий документов

Хозяйственная деятельность, пусть даже в небольших масштабах, связана со значительным документооборотом. При этом довольно часто приходится иметь дело с копиями документов: изготавливать их по просьбе сотрудников, контрагентов, различных ревизоров и пр. или же, напротив, запрашивать у них копии необходимых бумаг. И далеко не всегда в этих случаях порядок оформления «дубликатов» будет одинаковым. Нарушение же такового может привести к тому, что копия не будет признана легитимной.

 

Согласно пункту 29 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Копией считается ксерокопия, в т. ч. выполненная на цветном принтере, сколь угодно точно воспроизводящая подлинный документ.

Но наряду с этим существует также такое понятие, как «заверенная копия», то есть копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Данные определения наглядно демонстрируют необходимость соблюдения порядка заверения копии, ведь в противном случае она не сможет послужить для поставленных целей.

Копии для работника и контрагента

Статья 62 Трудового кодекса предусматривает, что не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего письменного заявления работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др. Законодателем данный перечень оставлен открытым. Иными словами, работник может запросить копию и любого другого документа, не упомянутого в указанном перечне, если считает, что он содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя. Так или иначе, согласно статье 62 Трудового кодекса соответствующие «дубликаты» должны быть надлежащим образом заверены. Но что это значит?

К сведению! Персональные данные работников подлежат охране в соответствии с Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ. Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то следует сделать выписку из документа, а не его копию.

Порядок выдачи и засвидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, определен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X (далее – Указ № 9779-Х). Согласно данному документу организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от них, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Таким же образом работодателем могут предоставляться копии документов иных предприятий, учреждений и организаций, имеющиеся в его распоряжении, если непосредственно от «источника» получить их затруднительно. При этом если последние были исполнены на бланках, их реквизиты также воспроизводятся при изготовлении копий.

Соответствие копии документа свидетельствуется печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» при этом ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно» (на практике также пишут: «Копия верна»), должность заверившего копию лица, его личную подпись, расшифровку таковой (инициалы, фамилию), а также дату заверения.

Обратите внимание! При выдаче копии трудовой книжки заверяются все листы. Причем если на одном из них поместилось два разворота трудовой книжки, то заверительная надпись проставляется два раза.

Отметим, что Указом № 9779-Х предусмотрена возможность работодателя высылать копии имеющихся у него документов и по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если таковые необходимы им для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан. Впрочем, по большому счету при заверении документов для контрагентов в принципе применяется порядок, аналогичный приведенному.

Копии для налоговой инспекции

Порядок запроса документов при проведении налоговой проверки регламентирован статьей 93 Налогового кодекса. В общем случае требование о представлении бумаг должно быть передано руководителю организации, предпринимателю либо их уполномоченному представителю лично под расписку или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Но если эти способы не работают, то контролеры вправе направить его по почте заказным письмом. В этом случае оно будет считаться полученным налогоплательщиком по истечении шести дней с даты его отправки (п. 1 ст. 93 НК).

Это важно! Не следует путать заверенную копию с дубликатом документа. Дубликат – это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Хозяйствующему субъекту, в свою очередь, необходимо исполнить запрос за 10 дней с момента его получения. Представить в ИФНС запрошенные документы налогоплательщик может как в бумажном, так и в электронном виде. При этом в первом случае достаточно лишь копий, заверенных им самим. Требовать их нотариального удостоверения, если это не предусмотрено законодательством, налоговики не могут. В частности, и представители Минфина в письме от 1 февраля 2010 г. № 03-02-07/1-35 отмечают, что копии документов заверяются при этом подписью руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью организации, если иное не предусмотрено законодательством. Но, как настаивают финансисты в письме от 24 октября 11 г. № 03-02-07/1-374, заверена подобным образом должна быть копия каждого документа. Иными словами, заверение подшивки в данном случае ничего не даст. К слову сказать, как не преминули подметить чиновники, судьи эту точку зрения вполне разделяют (постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г. № КА-А41/11390-09).

Копии документов для суда

Согласно статьям 71 ГПК и 75 АПК письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. При этом к последним Высший Арбитражный Суд относит только те копии, достоверность которых заверена нотариально либо подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ (определение ВАС от 20 декабря 2010 г. № ВАС-14501/10).

Артем Зуйков, эксперт ООО «Центр экономической информации»

Полный текст этой статьи вы можете прочесть в печатном или электронном журнале «Бухгалтер-Дока». Быстро подписаться на журнал можно на сайте в разделе «Подписка».
Подписаться на журнал
Просмотров 10731 / Комментариев: 0
Оцените важность статьи (5* — наивысшая):
  • Текущий 1.50/5
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
(текущий рейтинг: 1.5 | 22 чел. проголосовало)
Поделиться ссылкой в
Читайте также:


Вход на сайт

Логин:
Пароль:
Запомнить меня
Забыли пароль?
Зарегистрироваться