Суммированный учет рабочего времени: расчеты с персоналом

Суть суммированного учета рабочего времени сводится к тому, что допустимое количество рабочих часов определяется не для одного дня или недели, а для некоего учетного периода. Таковым может стать месяц или даже год. И если, к примеру, на одной неделе работник переработал, а на другой «не добрал» рабочих часов, то никаких проблем со сверхурочными у предприятия в итоге не будет. Зато при расчетах с персоналом могут возникнуть трудности. Правда, они уже несколько иного сорта.

Применение суммированного учета рабочего времени актуально для тех компаний, режим работы которых не может быть установлен в привычных рамках «с девяти до шести» с перерывом на обед: для производственных предприятий с непрерывным циклом; для торговых организаций, работающих круглосуточно; для охранных предприятий; водителей транспортных компаний, медицинских учреждений и др. График, по которому они работают в целом или на отдельных участках, просто не позволяет соблюдать нормальную продолжительность рабочего времени в 40, 35, 36 либо 24 часа в неделю (ст. 91, 92 ТК). Согласно статье 104 Трудового кодекса в этом случае работодатель вправе вести суммированный учет рабочего времени.

Норма рабочего времени

Суммированный учет предполагает, что нормальная продолжительность рабочего времени в данном случае должна быть соблюдена не за неделю, а за установленный учетный период (ч. 1 ст. 104 ТК). Это может быть месяц, квартал или год (необязательно календарный). Иными словами, в отдельно взятую неделю сотрудник может отработать и более сорока часов, однако в расчете на месяц переработок у него не будет.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден приказом Минздравсоцразвития от 13 августа 2009 г. № 588н. Так, искомый показатель следует определять по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями (в субботу и воскресенье) исходя из продолжительности ежедневной работы (смены). При этом последняя определяется путем деления установленной для работника продолжительности рабочей недели на 5. Таким образом, например при 40-часовой рабочей неделе ежедневная смена составляет 8 часов, при 35-часовой – 7 часов и т.д. Для расчета нормы рабочего времени за учетный период данный показатель необходимо умножить на количество трудовых будней в нем.

Пример 1

Сотрудникам ООО «Лютик» установлена 40-часовая рабочая неделя. Общество ведет суммированный учет рабочего времени. Учетным периодом является календарный месяц. Рассчитаем норму рабочего времени за март 2012 года.

Четверг, 8 марта, Международный женский день, признается нерабочим праздничным днем. Рабочее время 7 марта, в предпраздничный день, при этом сокращается на 1 час. Следовательно, количество рабочих будней по календарю пятидневной рабочей недели в марте составит 21 день.

Таким образом, норма рабочего времени на март будет равна:

40 час. : 5 дн. х 21 дн. – 1 час = 167 час.

Впрочем, для упрощения работы сотрудников экономических и бухгалтерских служб организаций публикуются производственные табели-календари, в которых норма рабочего времени на каждый месяц или квартал соответствующего года уже определена  учетом многочисленных положений действующего законодательства. Так что использовать вполне можно и данный источник информации.

Обратите внимание! При подсчете нормы рабочих часов, которые необходимо отработать в учетном периоде, из этого периода исключается время, в течение которого работник освобождается от исполнения трудовых обязанностей с сохранением места работы (в частности: ежегодный отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность, период выполнения государственных, общественных обязанностей). Норма рабочего времени в этих случаях должна уменьшаться на количество часов такого отсутствия.

Порядок ведения суммированного учета рабочего времени, как минимум длительность выбранного учетного периода, необходимо прописать в Правилах внутреннего трудового распорядка. При этом следует помнить, что если суммированный учет введен не во всей организации, а лишь для некоторых видов работ, то для выполняющих их сотрудников режим рабочего времени и времени отдыха автоматически становится индивидуальным, то есть отличающимся от общепринятого в организации. В свою очередь это означает, что рабочий график при таком раскладе является одним из обязательных условий трудового договора.

Система оплаты труда

Трудовое законодательство различает две основные формы расчета заработной платы работников: повременную и сдельную. Первая предполагает измерение труда в единицах времени: в фактически отработанных часах, днях, неделях, месяцах. При сдельной оплате – измеряют не время работы, а количество изготовленной продукции.

В последнем случае, все достаточно просто: заработная плата рассчитывается путем умножения сдельной расценки на количество произведенной сотрудником продукции. Суммированный учет в данной ситуации никакой роли не играет.

Между тем он обеспечивает сведения о фактически отработанном сотрудниками времени, которые очень удобно использовать для расчета заработной платы при повременной форме оплаты труда. Главное, верно определиться с единицей измерения труда: час, день или месяц.

Наиболее подходящей в данном случае, безусловно, представляется именно час. Это наименьшая из всех единица, которая позволяет измерять разные отрезки времени для разных целей. Например, она позволяет без труда рассчитать зарплату за полмесяца, ведь трудовое законодательство обязывает работодателя рассчитываться с персоналом не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК). При этом, как указали специалисты Роструда в письме от 8 сентября 2006 г. № 1557-6, при определении размера аванса следует учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу).

Кроме того, измерение фактического количества труда часами позволяет получить показатели сопоставимые с плановыми, поскольку для составления рабочего графика также, как правило, используется час.

Что касается дневной ставки, то при суммированном учете все дни разные. Сегодня смена длится 5 часов, а завтра – 10 часов, что автоматически «выбивает день из игры». В силу различной календарной продолжительности месяцев количество рабочего времени в них тоже варьируется даже при обычной пятидневке. Поэтому при суммированном учете эта единица измерения также не лучший вариант. Между тем в большинстве случаев к моменту введения суммированного учета работникам уже установлены оклады, то есть, по сути, месячная ставка.

Порядок расчетов

Согласно статье 129 Трудового кодекса под окладом понимается фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Исходя из этого, казалось бы, установив работникам с суммированным учетом рабочего времени оклад, организация может не возиться с расчетом зарплаты. За каждый месяц учетного периода работнику просто должна быть выплачена одинаковая сумма, конечно, при условии, что им полностью отработана норма часов по своему графику. Однако это не совсем так.

При повременной системе оплаты труда заработная плата должна начисляться за фактически отработанное каждым сотрудником время. Выплачивать оклад без учета такового нельзя. Между тем у работников с суммированным учетом рабочего времени количество отработанных часов в разных месяцах учетного периода будет отклоняться от нормы рабочих часов в месяце по производственному календарю. Следовательно, в каждом из них заработная плата подлежит пересчету с учетом количества отработанных по графику часов. Проще говоря, оклад в данном случае – база для расчета часовой ставки. При этом возможно два способа ее расчета.

Первый предполагает производить расчет часовой тарифной ставки с учетом нормы рабочих часов данного месяца по производственному календарю.

Пример 2

Работнику с суммированным учетом рабочего времени установлен оклад 15 000 руб. в месяц. Учетный период – квартал.

Нормальная продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю.

Во I квартале 2012 г. по производственному календарю для 40-часовой рабочей недели норма рабочих часов составляет 454 часа: в январе 128 часов, в феврале 159 часов, в мае - 167 часов. По графику работник отработал в январе 124 часа, в феврале - 161 час, в марте - 169 часов. Для упрощения примера предположим, что работник не привлекался к работе в ночное время.

Зарплата работника за каждый месяц учетного периода составит:

– за январь – 14 531,25 руб. (15 000 руб. : 128 ч x 124 ч);

– за февраль – 15 188,68 руб. (15 000 руб. : 159 ч x 161 ч);

– за март - 15 179,64 руб. (15 000 руб. : 167 ч x 169 ч).

Общая сумма зарплаты работника за I квартал 2012 г. составит 44 899,57 руб.

Второй способ заключается в расчете часовой тарифной ставки исходя из среднемесячного числа рабочих часов за год

Пример 3

Воспользуемся условиями примера 1, но рассчитаем заработную плату на основе часовой тарифной ставки, определяемой из среднемесячного числа рабочих часов за год. Норма рабочих часов за 2012 г. по производственному календарю - 1986 часов.

Размер часовой тарифной ставки будет равен:

15 000 руб. х 12 мес. : 1986 ч = 90,63 руб/ч

Зарплата работника за каждый месяц учетного периода составит:

– за январь – 11 238,12 руб. (90,63 руб/ч x 124 ч);

– за февраль – 14 591,43 руб. (90,63 руб/ч x 161 ч);

– за март – 15 316,47 руб. (90,63 руб/ч x 169 ч).

Общая сумма зарплаты работника за I квартал 2012 г. составит 41 146,02 руб.

Светлана Котова, эксперт ООО «Центр экономической информации»