Содержание номера 19 декабря 2018

2012 06
РАСЧЕТЫ С ПЕРСОНАЛОМ ЗА РАБОТУ В ВЫХОДНЫЕ ДНИ


Вернутся к содержанию

Статья на стр. 20: Образцово-показательный табель учета рабочего времени

Трудовой кодекс вменяет работодателям в обязанность вести табель учета рабочего времени. В принципе, без данного документа можно было бы обойтись, если бы сотрудники работали по строго определенному графику, не болели бы, не перерабатывали, не ездили в командировки, не уходили в декрет и т. д. и т. п. На практике же столь идеальная ситуация практически нереальна. Более того, есть еще одна причина, по которой формальный подход к составлению табеля учета рабочего времени не приветствуется.

Обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени установлена статьей 91 Трудового кодекса. Использовать в этом случае следует одну из двух унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1:

– № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

– № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

В этом же постановлении Госкомстата можно найти Указания по их заполнению (далее – Указания). Так, прежде всего отметим, что форма № Т-13 применяется в случае, когда в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников.

Как видно из названия формы № Т-12, она может быть использована не только для учета рабочего времени сотрудников, но и для отражения расчетов с сотрудниками по оплате труда по видам начислений. Впрочем, если в компании ведется временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведут раздельно, то вполне допустимо заполнять лишь раздел 1 табеля. В конце концов, именно для обобщения информации об использовании сотрудниками рабочего времени, то есть о фактически отработанных и не отработанных по различным причинам часах и днях, и предназначен табель. За счет этого он является первичным документом, подтверждающим такой факт хозяйственной деятельности, как исполнение работником обязательств по трудовому договору, и служит первичным документом для начисления заработной платы. В свою очередь, это означает, что не обойдут его вниманием при проведении проверок как налоговики, так и инспекторы внебюджетных фондов, особенно ФСС. Ну и конечно, небезынтересны данные табеля будут представителям трудовой инспекции. Дело в том, что согласно статье 91 Трудового кодекса нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Все же часы, отработанные помимо этого, являются сверхурочными и подлежат оплате в повышенном размере (ст. 152 ТК).

Порядок ведения табеля

Согласно Указаниям табель ведет уполномоченное лицо. При этом ограничений относительно того, кто может выступать в качестве такового, не установлено. Следовательно, данную миссию можно поручить любому сотруднику, закрепив ее в трудовом договоре с ним или издав приказ о возложении на него соответствующих функций. Только найти «избранного» придется в каждом подразделении, поскольку табель составляется по каждому из таковых в одном экземпляре, подписывается лицом, ведущим табель, а также руководителем структурного подразделения (работником кадровой службы).

В табель заносятся сведения об исполнении работником обязанностей по основному трудовому договору по принципу «одна должность – одна позиция». Исполнение обязанностей по другой должности в основное рабочее время в порядке совмещения профессий или замещения временно отсутствующего работника в табеле не отражается. Также не включаются в документ исполнители, работающие на основании гражданско-правовых договоров. А вот если работник является внутренним совместителем, то в табеле сведения по нему должны отражаться два раза.

Основанием для появления новой позиции в табеле, или, наоборот, исключения старой, служат кадровые документы, а именно – приказы о приеме на работу и увольнении, трудовой договор и т. п. (п. 19 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27 апреля 1973 г. № 75-АБ/89/10-80).

Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за сотрудником при любых обстоятельствах. Более того, как правило, табельный номер уволенного работника, не присваивается какому-либо другому сотруднику как минимум в течение нескольких лет.

Заполненный табель сдается в бухгалтерию по окончании календарного месяца либо не реже чем один раз в полмесяца, если аванс по заработной плате в организации начисляется за фактически отработанное время.

Порядок заполнения табеля

Итак, табель необходим для отражения фактически отработанного сотрудником времени. При этом нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю или за учетный период, однако в реальности от этой цифры возможны отклонения в результате болезни работника, прогула или просто опоздания (или, наоборот, при работе в сверхурочное время). Соответственно все подобные события должны найти свое отражение в табеле. Так, одним из методов учета рабочего времени в табеле и является регистрация только указанных отклонений. Однако он больше подходит для ситуаций, когда заработная плата не зависит от количества отработанного времени, например, если работнику установлен ненормированный рабочий день. В противном случае применяется метод сплошной регистрации явок или неявок на работу.

Порядок заполнения табеля основан на системе кодов. Так, каждая позиция документа содержит две строки. Верхняя предназначена для отражения условного кода рабочего времени, нижняя – для количества отработанного времени. Буквенные и цифровые коды явок и неявок приведены на титульном листе формы № Т-12. Они же применяются и при заполнении формы № Т-13. Так, если речь идет о нормальной продолжительности рабочего времени, то в верхних строках проставляется код «Я» или «01», а в нижних – продолжительность работы в часах, минутах.

Табель на каждый случай

Сверхурочная работа. Сверхурочной признается работа, выполняемая сотрудником по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени (смены), а при суммированном учете рабочего времени – сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ч. 1 ст. 99 ТК).

Для учета часов «переработки» на одного сотрудника в табеле необходимо отвести две позиции: одну – для времени, отработанного в пределах нормы, вторую – для сверхурочных часов. Первая заполняется в общем порядке. В верхней строке второй позиции проставляется код «С» или «04», а в нижней – указывается  продолжительность рабочего времени. На основании этих данных оплачиваются часы «переработки».

Работа в праздники и выходные. Помимо сверхурочных в повышенном размере оплачивается также работа в праздничный или выходной день. В табеле таковая отражается кодом «РВ» или «03» – в верхней строке, и указанием фактически отработанного времени – в нижней.

Отгул. День, когда сотрудник взял отгул, обозначается в табеле кодом «НВ» или «28». При этом строку об отработанном времени оставляют незаполненной.

Сменная работа, включая ночную смену. Согласно статье 103 Трудового кодекса в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг, в организации может быть введена сменная работа – в де, три или четыре смены. В этом случае сотрудники выходят на работу в соответствии с графиком сменности. При этом если рабочая смена полностью приходится на дневное время, то табель заполняется в общем порядке. Работа в ночное время (с 22:00 до 6:00) отмечается кодом «Н» («02»). Если же смена приходится на рубеж дневного и ночного времени, целесообразно на сотрудника, работающего в такую смену, просто отвести в табеле две позиции.

Ненормированный рабочий день. Для некоторых сотрудников работодатель имеет право устанавливать ненормированный рабочий день - режим работы, эпизодически работодатель вправе привлекать сотрудника к выполнению трудовых функций за пределами установленной для него продолжительности рабочего дня без дополнительной оплаты (ст. 101 ТК). Иными словами, о сверхурочных при этом речь не идет. «Переработки» компенсируются в данном случае иным путем в виде дополнительного оплачиваемого отпуска. Его продолжительность определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, но не может составлять менее трех календарных дней (ст. 119 ТК).

К сожалению, Указания не содержат разъяснений, как вести учет рабочего времени при ненормированном графике. Однако целесообразно отражать все же реально отработанное время, в верхней строке проставляя код «Я» или «01», в нижней строке – фактически отработанные часы. Главное, дабы не допустить ошибок в начислении заработной платы, отметить, что работнику установлен ненормированный рабочий день. При предоставлении работнику с ненормированным рабочим днем дополнительного отпуска в табеле указывается код «ОД» или «10».

Работа совместителя. Сотрудник может выполнять дополнительную работу как по месту основной работы (внутренний совместитель), так и у других работодателей (внешний совместитель). В первом случае, как уже упоминалось, сведения в табеле по сотруднику отражаются два раза: под одним табельным номером, но разными должностями. При этом как основная работа, так и работа по совместительству обозначается кодом «Я» или «01».

К сведению! Согласно статье 284 Трудового кодекса в течение дня совместитель может работать не более четырех часов, за исключением ситуаций, когда по основному месту работы свободен от исполнения трудовых обязанностей. Однако в любом случае в течение одного месяца  продолжительность рабочего времени совместителя не может превышать половины месячной нормы рабочего времени, установленной для соответствующей категории работников.

Неполное рабочее время. Под ним понимается частичная занятость сотрудника в течение рабочего дня или недели. Например, сотрудник может работать шесть часов в день вместо положенных по норме восьми, либо трудиться три дня в неделю вместо положенных пяти дней.

Инициатива о неполном рабочем времени может исходить как от сотрудника, так и от компании. Это означает что в течение рабочего дня или недели работник занят лишь частично. Например, его рабочий день составляет всего лишь 5 часом или рабочая неделя занимает только три дня. Если подобный график был инициирован сотрудником, то в табеле указывается в ячейках верхней строки код «Я» или «01», а в ячейках нижней строки – отработанное время (в часах и минутах). Если неполное рабочее время введено работодателем, в верхней строке проставляется код «НС» или «25», а в нижней – отработанное время.

Командировка. При направлении работника в командировку дни, приходящиеся на ее время, в табеле обозначаются буквенным кодом «К» либо цифровым показателем «06». При этом количество отработанных часов не отражается.

Необходимо отметить, что командировка вполне может захватывать выходные и праздничные дни. В общем случае они также отмечаются кодом «К». Однако если сотрудник, находясь в командировке, по распоряжению компании в выходной или праздничный день работал, то необходимо проставить код «РВ» или «03». Как следует из пункта 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749, эти дни должны быть оплачены работнику в повышенном размере в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса. Аналогичным образом, от кода «К» нужно отказаться, если будучи в командировке сотрудник заболел и у него имеет больничный лист. За дни болезни работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности и их следует отметить кодом «Б» или «19».

Временная нетрудоспособность. Как уже указывалось, дни болезни в табеле помечаются кодом «Б» или «19». Причем проставлять его необходимо в том числе в отношении выходных, приходящихся на время болезни. Такой вывод следует из того обстоятельства, пособие по временной нетрудоспособности выплачивается за календарные дни болезни (п. 8 ст. 6 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Отпуск. Как рабочие, так выходные дни отпуска в табеле должны быть отмечены кодом «ОТ» или «09», поскольку отдых предоставляется работникам в календарных днях. Однако праздничные дни, приходящиеся на время отпуска, отмечаются кодом «В» или «26», поскольку они не входят в календарные дни отпуска (ч. 1 ст. 120 ТК).

Отсутствие по невыясненным причинам. Не всегда причина отсутствия сотрудника на рабочем месте ясна сразу. Соответственно, невозможно и проставить какой-либо код в табеле. Если речь идет о начале месяца, то ячейку можно оставить и пустой вплоть до прояснения ситуации. Если же причина не выявлена на момент сдачи табеля в бухгалтерию, то табель сдается с отметкой о неявке по невыясненным причинам, то есть с кодом «НН» или «30». При этом после представления работником оправдательных документов его придется заменить. Необходимый код в данном случае указывается в дополнительном листе, который прилагается к основному табелю.

Алевтина Крюкова, эксперт ООО «Центр экономической информации»

Полный текст этой статьи вы можете прочесть в печатном или электронном журнале «Бухгалтер-Дока». Быстро подписаться на журнал можно на сайте в разделе «Подписка».
Подписаться на журнал
Просмотров 45302 / Комментариев: 12
Оцените важность статьи (5* — наивысшая):
  • Текущий 2.02/5
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
(текущий рейтинг: 2.0 | 43 чел. проголосовало)
Поделиться ссылкой в
Читайте также:


Вход на сайт

Логин:
Пароль:
Запомнить меня
Забыли пароль?
Зарегистрироваться