Журнал «Бухгалтер-Дока
Вопрос-ответ, примеры и комментарии»

Персональный журнал для тех, кто хочет быть в курсе дел.

Выходит два раза  в месяц + Спецвыпуски по отчетности!

 


Листать журнал On-line
Хотите знать как выглядит журнал?
Выгодная стоимость подписки!

Стоимость подписки в 2-3 раза меньше, чем на аналогичные издания!


Содержание номера 16 января 2018

2012 08
БУХУЧЕТ ЛИЗИНГОДАТЕЛЯ: ОТ ПОКУПКИ ДО ВОЗВРАТА ИМУЩЕСТВА


Вернутся к содержанию

Статья на стр. 26: Трудовая книжка: хранение и учет

Возможно, в недалеком будущем трудовая книжка и утратит свою роль основного документа о профессиональной деятельности и стаже работника, но... Пока в определенных кругах не сей счет ведутся жаркие споры, работодатели по-прежнему должны обеспечивать учет и хранение трудовых книжек.

 

Правила хранения и учета трудовых книжек прописаны в постановлении правительства от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила). Пункт 3 данного документа гласит, что на каждого сотрудника, для которого данное место работы является основным, а «стаж» работы на нем составляет свыше 5 дней, работодатель обязан вести трудовую книжку. При этом если ранее сотрудник нигде раньше не работал или потерял свою трудовую, именно компания или ИП, нанявшие его, должны позаботиться об обеспечении работника новой книжкой (п. 8 Правил). Отсюда и вытекает логически пункт 44 Правил, согласно которому работодатель обязан постоянно иметь необходимое количество бланков трудовых формуляров и вкладышей в них.

Образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Порядок обеспечения ими работодателей утверждены приказом Минфина от 22 декабря 2003 года № 117н. Соответствующие бланки являются защищенной полиграфической продукцией. Это означает, что их поставщиком может выступать либо сам ГОЗНАК, либо иные распространители, но отвечающие требованиям, установленным этим объединением. Только у них, на договорной основе и за плату, работодатели могут «запасаться» трудовыми книжками.

Впоследствии, по общему правилу, стоимость бланка трудовой книжки при его выдаче сотрудник обязан возместить работодателю (п. 47 Правил). Он может внести деньги в кассу, либо дать согласие на удержание соответствующей суммы из заработной платы. Исключением являются ситуации, когда оформлению трудовой послужили следующие причины:

 – массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, как то: экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств (п. 34 Правил);

– неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее (п. 48 Правил);

– порча бланка не по вине работника (п. 48 Правил).

В этих случаях взимать плату с работника работодатель не вправе.

Так или иначе, необходимо различать два вида учета трудовых книжек: бухгалтерский и кадровый. В первом случае учитываются бланки документов, принадлежащие компании, а во втором – заполненные документы, которые принадлежат работникам. В момент, когда работнику оформляется новая (первая или взамен старой) трудовая книжка, и происходит переход от одного вида учета к другому. В бухгалтерском учете стоимость бланка списывается, а в кадровом отслеживается дальнейшее движение оформленной трудовой книжки.

Бухгалтерский учет

Порядок отражения операций по выдаче бланков трудовых книжек в бухгалтерском учете может иметь два варианта. Согласно первому бланки трудовых книжек учитываются на счете 41 «Товары», а их выдача проводится как реализация товаров по счету 90 «Продажи». Второй предполагает, что учитывать купленные бланки следует на счете 10 «Материалы», субсчет 12 «Прочие материалы», а стоимость формуляров при их выдаче списывать на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

По большому счету допустимы оба варианта, однако учитывая, что «продажа» бланков трудовой книжки не является основным видом деятельности фирмы, второй способ выглядит более правильным.

Обратите внимание! Специалисты Минфина указывают, что выдача трудовых книжек работникам за плату является реализацией товаров, а значит, подлежит обложению НДС в общеустановленном порядке (письмо Минфина от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242).

Согласно пункту 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Поэтому в дополнение к количественному учету по счету 10 «Материалы» целесообразно их поступление и выдачу отслеживать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило, 1 руб.).

Пример

ООО «Крона» 1 марта 2012 г. приобрело 30 бланков трудовых книжек по цене 177 руб. за штуку (в т. ч. НДС – 27 руб.) и 10 бланков вкладышей в трудовую книжку по цене 147,50 руб. за штуку (в т. ч. НДС – 22,50 руб.). 10 марта 2012 г. на работу были приняты П.В. Мельников, который ранее нигде не работал, и А.О. Куравлев, в трудовой книжке которого не осталось места для внесения записи. В бухучете операции будут отражены следующим образом:

1 марта 2012 г.:

Дебет 10-12    Кредит 60

– 4500 руб. (150 руб. × 30 шт.) – получено 30 бланков трудовых книжек;

Дебет 19    Кредит 60

– 810 руб. (27 руб. × 30) – учтен НДС, предъявленный продавцом;

Дебет   006

– 30 руб. – оприходовано 30 бланков трудовой книжки по условной оценке в 1 рубль;

Дебет 10-12    Кредит 60

– 1250 руб. (125 руб. × 10 шт.) – получено 10 бланков вкладышей в трудовую книжку;

Дебет 19    Кредит 60

– 450 руб. (22,50 руб. × 10) – учтен НДС, предъявленный продавцом;

Дебет   006

– 10 руб. – оприходовано 30 бланков вкладышей в трудовую книжку по условной оценке в 1 рубль;

Дебет 60   Кредит 51

– 7010 руб. – оплачены все полученные бланки;

Дебет 68   Кредит 19

– 1260 руб. – предъявлен к вычету НДС.

10 марта 2012 г.:

Кредит 006

– 1 руб. – списан выданный сотруднику бланк трудовой книжки;

Кредит 006

– 1 руб. – списан выданный сотруднику бланк вкладыша в трудовую книжку;

Дебет 73   Кредит 91-1

– 177 руб. – возмещение стоимости выданного сотруднику бланка трудовой книжки;

Дебет 91-2   Кредит 68

– 27 руб. – начислен НДС с возмещения стоимости книжки;

Дебет 70   Кредит 73

– 177 руб. – удержана стоимость бланка из зарплаты нового сотрудника.

Дебет 73   Кредит 91-1

– 147,50 руб. – возмещение стоимости выданного сотруднику бланка вкладыша в трудовую книжку;

Дебет 91-2   Кредит 68

– 22,50 руб. – начислен НДС с возмещения стоимости книжки;

Дебет 70   Кредит 73

– 147,50 руб. – удержана стоимость бланка из зарплаты нового сотрудника.

Помимо отражения на счетах бухгалтерского учета операций с трудовыми книжками бухгалтерия должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее - приходно-расходная книга). Форма данного документа приведена в Приложении 2 к постановлению Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69. В книге должна отражаться информацию обо всех операциях, связанных с получением и расходованием трудовых книжек, с указанием серии и номера каждого бланка, необходимо отражать в соответствующей приходно-расходной книге по их учету (п. 41 Правил). Форма данного документа приведена в Приложении 2 к постановлению Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Формуляры трудовой книжки и вкладыша в нее выдаются лицу, ответственному за их ведение, по его заявке. Форма такой заявки не установлена и может быть составлена произвольно. Ежемесячно сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен отчитываться перед бухгалтерией о наличии бланков и суммах, полученных за их оформление, с приложением приходного кассового ордера, если с работника взимались наличные деньги. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее необходимо уничтожить, на что должен быть составлен соответствующий акт (п. 42 Правил). При этом ни для отчета, ни для акта законодательно формы не установлены, поэтому организация может разработать их самостоятельно.

Кадровый учет

Помимо приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 утверждена также форма книги учета движения трудовых книжек. В ней ведется учет заполненных трудовых книжек, принятых от сотрудников при приеме на работу или выданных вновь (п. 40, 41 Правил). Данные о бланках регистрируются в книге с указанием серии номера. Вполне логично, чтобы полномочия по ее заполнению находились у подразделения, занимающегося оформлением работников в штат. В этом смысле, в отсутствие кадровой службы, таковым может выступать и бухгалтерия, однако сути учета это не меняет, он является кадровым. В частности, при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник, помимо личной карточки, расписывается именно в книге учета.

 

Хранение

По умолчанию ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в силу пункта 45 Правил лежит на работодателе. Это значит, что в случае, когда в организации не назначены сотрудники, ответственные за ведение и хранение трудовых книжек, или нет необходимых условий для обеспечения их сохранности, за утрату или порчу трудовой отвечать перед работником будет лично руководитель компании.

При этом возложение обязанностей по ведению и хранению трудовых на того или иного сотрудника следует зафиксировать в его должностной инструкции либо оговорить в специальном приказе. Что касается условий для обеспечения сохранности бланков, то потребуется сейф или несгораемый шкаф.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти сотрудника его ближайшими родственниками, в течение двух лет хранятся в кадровой службе компании отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении этого срока невостребованные трудовые книжки находятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению (п. 43 Правил).

Обратите внимание! По просьбе работника в трехдневный срок ему должна быть выдана заверенная работодателем копия трудовой. Законодательство не запрещает отдать ему и подлинник. Но при этом следует иметь в виду, что отвечать за утерю трудовой книжки в любом случае будет лицо, ответственное за ведение подобных документов на фирме (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 656-6-0).

Эдуард Туров, эксперт ООО «Центр экономической информации»

Полный текст этой статьи вы можете прочесть в печатном или электронном журнале «Бухгалтер-Дока». Быстро подписаться на журнал можно на сайте в разделе «Подписка».
Подписаться на журнал
Просмотров 9616 / Комментариев: 2
Оцените важность статьи (5* — наивысшая):
  • Текущий 1.88/5
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
(текущий рейтинг: 1.9 | 25 чел. проголосовало)
Поделиться ссылкой в
Читайте также:


Вход на сайт

Логин:
Пароль:
Запомнить меня
Забыли пароль?
Зарегистрироваться