По итогам 2014 года организации и ИП, производящие выплаты в пользу физлиц, должны представить в территориальное отделение Пенсионного фонда по месту своего учета расчет по форме РСВ-1 ПФР. Данный расчет объединяет в себе отчетность перед ПФР, собственно, по начисленным и уплаченным пенсионным и медицинским взносам, а также сведения индивидуального персонифицированного учета. При этом необходимо учитывать ряд очень важных законодательных изменений, вступающих в силу с 1 января 2015 года, которые затрагивают, в том числе, отчетную кампанию за 2014 год.

В первую очередь речь идет о расширении круга страхователей, которые обязаны представлять в ПФР отчетность в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью. С 1 января 2015 года такая обязанность установлена для плательщиков взносов, у которых среднесписочная численность физлиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек. Это же касается вновь созданных (в т. ч. при реорганизации) организаций, у которых численность указанных физлиц превышает данный предел (ч. 10 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ в ред. Закона от 28 июня 2014 г. № 188-ФЗ). Остальные страхователи, среднесписочная численность работников у которых составляет 25 человек и менее, могут отчитываться перед ПФР как в электронном виде, так и составлять расчет на бумажном носителе. Правда здесь есть один нюанс. В соответствии с абзацем 3 пункта 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ сведения персучета на 25 и более человек должны быть представлены в ПФР в электронной форме. Соответственно, поскольку данная информация входит в состав единой отчетности перед ПФР, то в случае если среднесписочная численность физлиц, в пользу которых производились выплаты, будет равна пороговому значению – 25 человек, отчитаться перед Пенсионным фондом во избежание возникновения разногласий с инспекторами следует по установленным форматам в электронной форме.

Второй момент, который необходимо учитывать, касается сроков представления «пенсионной» отчетности. В этой части новшества привнесены Законом от 1 декабря 2014 г. № 406-ФЗ. Так, с 1 января 2015 года срок представления отчетности поставлен в зависимость от способа ее представления (п. 1 ч. 9 ст. 15 Закона № 212-ФЗ, п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 3 ст. 1, п. 2 ст. 5, ст. 6 Закона № 406-ФЗ). Иными словами, отчетность на бумажном носителе подается не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом. А вот на подготовку отчетности в форме электронного документа законодатель дает дополнительно еще 5 дней – сдать ее нужно не позднее 20-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом.

Также напомним, что согласно общему правилу, закрепленному в части 7 статьи 4 Закона № 212-ФЗ, в случае, если последний день срока приходится на выходной или праздничный день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Следовательно, крайний срок на представление отчетности в ПФР по итогам 2014 года выпадает на следующие даты:

– 16 февраля 2015 года – при представлении отчетности на бумажном носителе;

– 20 февраля 2015 года – при представлении отчетности в форме электронного документа.

Форма и состав отчетности

Форма расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР и на обязательное медицинское страхование в ФОМС плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР) и Порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п (далее – Порядок). А электронный формат данного расчета утвержден постановлением Правления ПФР от 3 марта 2014 г. № 25п.

Расчет состоит из «титульника» и шести разделов:

– раздел 1 «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам»;

– раздел 2 «Расчет страховых взносов по тарифу и по дополнительному тарифу»;

– раздел 3 «Расчет соответствия условий на право применения пониженного тарифа для уплаты страховых взносов»;

– раздел 4 «Суммы доначисленных страховых взносов с начала расчетного периода»;

– раздел 5 «Сведения, необходимые для применения положений пункта 1 части 3 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ организациями, осуществляющими выплаты и иные вознаграждения в пользу обучающихся…»;

– раздел 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица».

Титульный лист, разделы 1, 2 Расчета заполняются и представляются всеми плательщиками, состоящими на регистрационном учете в территориальном органе ПФР. При этом в состав расчета включается столько страниц раздела 2, сколько тарифов взносов применялось в течение 2014 года.

Дополнительно в состав Расчета придется включить раздел 3 тем страхователям, которые применяют пониженные тарифы в соответствии со статьей 58 Закона от 24 июля № 212-ФЗ.

В том случае, если в разделе 1 заполнена строка 120 «Доначислено страховых взносов с начала расчетного периода, всего», то указанные доначисления необходимо детализировать, заполнив с этой целью раздел 4.

Раздел 5 предназначен для заполнения образовательными учреждениями. А раздел 6 нужно заполнить на всех застрахованных лиц, в пользу которых производились выплаты, облагаемые взносами.

Общие правила

При заполнении Расчета нужно придерживаться общих правил:

1) Расчет заполняется на компьютере либо от руки печатными буквами шариковой (перьевой) ручкой черного либо синего цвета;

2) основанием для заполнения Расчета являются данные бухгалтерского и кадрового учета;

3) в каждую строку и соответствующие ей графы Расчета вписывается только один показатель. При отсутствии каких-либо показателей в строке и соответствующей графе разделов 1–5 Расчета ставится прочерк, а в разделе 6 соответствующая графа вообще не заполняется;

4) нельзя исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства. Допущенные ошибки исправляются так: неверное значение показателя перечеркиваем, вписываем правильное и затем должным образом это исправление заверяем (подпись плательщика, дата исправления, печать организации);

5) после заполнения Расчета проставляем сквозную нумерацию заполненных страниц в поле «Стр.»;

6) в верхней части каждой страницы Расчета вписываем регистрационный номер плательщика, а в конце каждой страницы проставляются подпись плательщика (правопреемника) либо его представителя и дата его подписания.

Годовая «инвентаризация»

Разумеется, идеальный вариант – отчитаться перед ПФР за минувший 2014-й год с первого раза. Однако для этого нужно учесть определенные нюансы. Во-первых, под конец года выплаты в пользу ряда сотрудников вполне могут превысить предельную базу для начисления взносов. Напомним, что на 2014 год этот лимит равен 624 000 руб. (постановление правительства от 30 ноября 2013 г. № 1101). Соответственно, в таких ситуациях платежи в фонды уменьшатся (исключение составляют взносы по доптарифам, на начисление которых согласно ч. 3 ст. 58.3 Закона № 212-ФЗ превышение предельной величины облагаемой базы не влияет). С «излишка» страхователи, применяющие общие тарифы, платят только взносы в ПФР по тарифу 10% (против «общих» 22%). А компаниям, которые применяют пониженные тарифы, с суммы превышения предельной базы взносы уплачивать и вовсе не нужно. Во-вторых, прежде чем приступить к формированию «пенсионной» отчетности, не лишним будет еще раз проверить, соблюдаются ли все условия, выполнение которых обязательно для применения пониженных тарифов. В том числе в случае, если организация производит выплаты в пользу инвалидов I, II или III группы, стоит проверить «срок годности» соответствующих медзаключений.

«Страховой» расчет

Расчет страховых взносов по тарифу и по доптарифу отражается в разделе 2 формы РСВ-1 ПФР. В строках 200–204 подраздела 2.1 раздела 2 формы Расчета формируется база для начисления страховых взносов на ОПС за последние три месяца отчетного периода и нарастающим итогом с начала расчетного периода. В строках 205 и 206 показываем отдельно суммы взносов, начисленных с сумм, не превышающих предельную базу по взносам, а также взносов, начисленных с «излишков». В строке 207 отражаем количество человек, с выплат в пользу которых начислены пенсионные взносы, а в строке 208 показываем сколько из них заработали сверх установленной предельной базы по взносам.

Строки 210–215 подраздела 2.1 раздела 2 формы РСВ-1 ПФР заполняются практически в аналогичном порядке, но в отношении взносов, уплачиваемых на обязательное медицинское страхование.

Напомним, что количество заполняемых листов подраздела 2.1 раздела 2 Расчета зависит от того, сколько тарифов взносов применял страхователь в 2014 году (независимо от применения пониженных тарифов, установленных для выплат и иных вознаграждений, начисленных в отношении отдельных работников).

Например, если в организации сотрудники трудятся в нормальных условиях труда, то есть взносы уплачиваются по общим тарифам (в ПФР: 22% с выплат, не превышающих 624 тыс. руб., и 10% с суммы превышения; в ФФОМС: 5,1% с выплат, не превышающих 624 тыс. руб.), а также производятся выплаты в пользу сотрудников, которые являются инвалидами I, II или III группы (с выплат, не превышающих 624 тыс. руб., в ПФР – 21%, в ФФОМС – 3,7%), то придется заполнить два листа подраздела 2.1 с кодом «01» (основной тариф) и с кодом «03» (пониженный тариф).

В случаях, когда в этой же организации имеются сотрудники, которые заняты во вредных или опасных условиях труда, придется заполнить также подразделы 2.2–2.4 (в зависимости от видов работ и от класса условий труда). В этой части необходимо отметить следующее. Если специальная оценка условий труда или аттестация рабочих мест не проводилась или по итогам последней условия труда сотрудника, занятого в видах работ, указанных в подпунктах 1–18 пункта 1 статьи 27 Закона № 173-ФЗ признаны допустимыми или оптимальными, как указывается в письме Минтруда от 13 марта 2014 г. № 17-3/В-113, то «вредные» взносы начисляются по фиксированным дополнительным тарифам, которые в 2014 году составляют 6% и 4%. В этом случае взносы по доптарифам отражаются в подразделах 2.2 или 2.3. Если же класс условий труда определен по результатам спецоценки, то заполняется подраздел 2.4.

Таблица 1. Тарифы дополнительных взносов в зависимости от класса условий труда

Обратите внимание! Если работник не занят в видах работ, указанных в подпункте 1–18 пункта 1 статьи 27 Закона № 173-ФЗ, страховые взносы по доптарифам на выплаты и иные вознаграждения, производимые в его пользу, не начисляются независимо от класса условий труда, установленного в отношении его рабочего места по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда или специальной оценки условий труда. Также актуальным является вопрос, как уплачивать взносы по доптарифу, если сотрудник в течение месяца работает на «вредных» работах с разными классами (подклассами) условий труда. В такой ситуации, как разъясняется в письме Минтруда от 13 марта 2014 г. № 17-3/В-113, взносы начисляются по каждому дополнительному тарифу пропорционально количеству отработанных дней (часов) на соответствующих рабочих местах в общем количестве дней (часов) (с учетом работы сверхурочно, в выходные, праздничные дни) в этом месяце. Такие взносы начисляются на всю сумму выплат и вознаграждений, которые начислены в пользу данного работника в течение месяца, независимо от того, за какие периоды они производятся.

Спорные ситуации

При формировании показателей раздела 2 Расчета необходимо помнить, что объектом обложения взносами в соответствии со статьей 7 Закона № 212-ФЗ являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физлиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг и т. д. При этом перечень выплат, не облагаемых взносами, содержится в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Контролирующие органы настаивают на том, что данный перечень носит исчерпывающий характер и расширительному толкованию не подлежит. К таковым, в частности, относятся госпособия, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, а также пособия и иные виды обязательного страхового обеспечения по обязательному соцстрахованию, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных с выполнением физлицом трудовых обязанностей, и т. д.

Между тем необходимо отметить, что в 2014 году контролирующие органы по отдельным выплатам высказали свою принципиальную позицию, касающуюся вопроса обложения их взносами.

Так, в письме Минтруда от 3 сентября 2014 г. № 17-3/ООГ-732 разъясняется, что если ФСС по тем или иным причинам не принял к зачету расходы страхователя по выплате страхового обеспечения, то соответствующие «больничные» автоматически подпадают в базу по взносам. Чиновники объясняют это тем, что при таких обстоятельствах данные суммы нельзя рассматривать в качестве госпособий, не облагаемых взносами.

Интерес представляет и совместное письмо ПФР и ФСС РФ от 29 июля 2014 г. № НП-30-26/9660/17-03-10/08-2786П. В нем указано, что выплаты, производимые организацией в пользу работников в соответствии с коллективным договором, если они прямо не поименованы в статье 9 Закона № 212-ФЗ, облагаются взносами в общеустановленном порядке. Среди таких выплат чиновники назвали: матпомощь, единовременные выплаты работникам, уходящим на пенсию, компенсацию стоимости путевок, адресную социальную помощь, оплату стоимости лечения и медикаментов, выплату в размере среднего заработка работникам-донорам, оплату за время прохождения военных сборов и подготовки к ним, допризывной подготовки.

Кроме того, в указанном письме отмечается, что в базу по взносам должны быть включены также:

– расходы по оплате командированным работникам услуг залов официальных делегаций на железнодорожных и автомобильных вокзалах (станциях), в морских и речных портах, аэропортах (аэродромах);

– суточные, выплаченные при однодневной командировке. Правда, если организация просто компенсирует сотруднику расходы, которые у него возникли при выполнении служебного задания, соответствующие суммы в базу по взносам включать не придется;

– неподтвержденные документально расходы по найму жилья сотруднику в командировке;

– оплата стоимости путевок на санаторно-курортное лечение работнику за счет средств работодателя.

Справедливости ради отметим, что представители ПФР и ФСС озвучили и «спорные» выплаты, которые, по их мнению, не облагаются взносами. В первую очередь речь идет о подарках сотрудникам. Чиновники признают, что в случае передачи подарка работнику по договору дарения у организации объекта обложения страховыми взносами на основании части 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ не возникает. Во-вторых, страховыми взносами не облагаются и стипендии, выплачиваемые в рамках ученических договоров. Причем данное правило действует и в том случае, когда ученический договор заключен с работником, то есть с лицом, с которым у организации точно имеются трудовые отношения.

Корректировочный момент

Форма РСВ-1 ПФР позволяет отразить в текущем периоде ошибки в ранее представленных расчетах за этот год. Для этих целей предназначен раздел 4 Расчета. Соответствующие суммы доначисленных взносов показываются и в строке 120 раздела 1 Расчета.

Надо сказать, что за неуплату или неполную уплату страховых взносов страхователю грозит штраф в размере 20% от неуплаченной суммы (ч. 1 ст. 47 Закона № 212-ФЗ). Между тем согласно части 4 статьи 17 Закона № 212-ФЗ в случае, если организация подала уточненный расчет до того, как ошибку обнаружили проверяющие, или до назначения выездной проверки, а также доплатила взносы и причитающиеся пени, она освобождается от ответственности. Между тем в письме от 25 июня 2014 г. № НП-30-26/7951 представители ПФР рекомендовали подавать уточненный расчет за отчетный период, в котором были обнаружены ошибки (неполные или недостоверные сведения), только в течение двух месяцев с момента окончания этого отчетного периода. Если плательщики обнаружат недостатки после истечения указанного срока, то исправленные данные, по мнению чиновников, надлежит отражать в текущем отчетном периоде в строке 120 раздела 1 и в разделе 4 формы РСВ-1 ПФР с представлением сведений о сумме выплат (иных вознаграждений) и страховом стаже застрахованных лиц с типом корректировки «корректирующая» или «отменяющая» за корректируемый период. То есть в подобных ситуациях представление дополнительных «уточненок» не требуется. При этом, как указывается в письме ПФР от 20 ноября 2014 г. № НП-30-26/14991, Законом № 212-ФЗ не предусмотрены условия привлечения или освобождения плательщика страховых взносов от ответственности в вышеуказанном случае. А потому нет и оснований для применения штрафа, предусмотренного частью 1 статьи 47 Закона № 212-ФЗ, к плательщикам, представившим расчеты, в которых суммы доначисленных страховых взносов за предыдущие периоды отражены в строке 120 раздела 1 Расчета (форма РСВ-1 ПФР) с одновременным заполнением раздела 4 Расчета (форма РСВ-1 ПФР). В ПФР обращают внимание на то, что заполнение показателей строки 120 и раздела 4 производится за отчетный период нарастающим итогом с начала расчетного периода. Показатель «Период, за который выявлены и доначислены взносы», представленный ранее в один из отчетных периодов, в дальнейшем отражается в разделе 4 весь расчетный период.

«Персонифицированные» сведения

Раздел 6 Расчета предназначен для отражения сведений о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица. Данный раздел заполняется на всех застрахованных лиц, в пользу которых в отчетном периоде начислены выплаты и иные вознаграждения, облагаемые пенсионными взносами.

Раздел 6 формируется в пачки. Количество сведений в пачке не должно превышать 200 штук. Затем данные о пачках указываются в разделе 2.5 Расчета. Пачки с исходными сведениями персонифицированного учета отражаются в подразделе 2.5.1 Расчета.

Обратите внимание! Сведения с разными типами корректировки сведений («исходная», «корректирующая» и «отменяющая») формируются в отдельные пачки документов. Данные о пачках сведений индивидуального (персонифицированного) учета с типом «корректирующая» или «отменяющая» указываются в подразделе 2.5.2 Расчета.