Журнал «Бухгалтер-Дока
Вопрос-ответ, примеры и комментарии»

Персональный журнал для тех, кто хочет быть в курсе дел.

Выходит два раза  в месяц + Спецвыпуски по отчетности!

 


Листать журнал On-line
Хотите знать как выглядит журнал?
Выгодная стоимость подписки!

Стоимость подписки в 2-3 раза меньше, чем на аналогичные издания!


Содержание номера 19 января 2018

2009 19
Сверхурочный труд: особый учет выплат


Вернутся к содержанию

Статья на стр. 31: Новый взгляд на командировочные расходы

Одно из основных правил налогообложения, которое все без исключения бухгалтеры должны знать просто на зубок, гласит: без должного документального подтверждения нельзя учесть понесенные расходы. Это относится и к затратам, связанным с командировками. До недавних пор сами чиновники регулярно путались в «показаниях», что под таковым в данном случае понимается. Однако, наконец, «перелопатив» массу нормативных актов, они в этом деле разобрались.

 

Основные правила

Как известно, служебной командировкой является поездка сотрудника по заданию работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Об этом говорится в статье 166 Трудового кодекса.

В случае отправки в такое «путешествие» фирма обязана выплатить работнику суточные, компенсировать расходы по проезду и по найму жилого помещения, а также иные издержки, произведенные «штатной единицей» с разрешения или ведома работодателя. Порядок и конкретные размеры возмещения командировочных затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК).

Особенности направления работников в такие служебные поездки довольно подробно описаны в соответствующем Положении (далее – Положение), утвержденном постановлением правительства от 13 октября 2008 года № 749.

В целях налогообложения прибыли затраты на командировки являются разновидностью прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Помимо прямо прописанных в Трудовом кодексе налоговую базу уменьшают: оплата дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением обслуживания в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); издержки на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, платежи за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями, и иные аналогичные траты.

Бесплатные советы

Отметим, что одним из обязательных условий списания расходов является их подтверждение документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Это прямо предусмотрено пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса.

Напомним, что исходя из содержания статей 313 и 314 Кодекса, к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам в качестве таковых выступает начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).

Основным бланком, на основании которого отражаются такие затраты, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (визируется при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с начальником структурного подразделения фирмы). Форма этого документа (АО-1) утверждена постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 года № 55. Датой же признания расходов на командировки согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Кодекса является день утверждения авансового отчета.

Подчеркнем, что при направлении в служебную поездку по территории России в обязательном порядке оформляется командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1 (форма № Т-10) (далее – постановление № 1). Никак не обойтись без данного бланка и в случае поездки в страны СНГ, при пересечении государственной границы с которыми в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются соответствующие выездные и въездные отметки (происходит это в силу заключенных межправительственных соглашений). Как видим, для загранкомандировок форма № Т-10 попросту не нужна (п. 15 Положения).

Если удостоверение все же оформляется, то оно на основании пункта 26 Положения в обязательном порядке прилагается к форме АО-1.

Вместе с авансовым отчетом представляют также следующие документы: о найме жилого помещения; о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей); об иных расходах, связанных с командировкой. Все указанные выше бумаги сдаются в течение 3-х рабочих дней после возвращения из поездки. Одновременно с этим заполняется письменный отчет о выполненной работе в командировке по форме № Т-10а (утверждена постановлением № 1), который согласовывается с руководителем структурного подразделения работодателя. Это прямо предусмотрено пунктом 26 Положения.

Напомним, что указанный комплект бумаг должен быть надлежащим образом оформлен, то есть составлен по установленным унифицированным формам. Если же государство не позаботилось о разработке соответствующих бланков, то допускается использование «самоделок» продавцов (исполнителей), содержащих реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ.

При этом согласно постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 года № 20 в утвержденные этим ведомством унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные данные, а также менять форматы бланков. В то же время исключение отдельных реквизитов из утвержденных форм или их изменение не допускается.

Пример

Эксперт контрольно-ревизионного отдела Петров А.Н. (управленческий аппарат) компании «Гамма» был направлен в командировку из головного офиса (г. Москва) в филиал компании, расположенный во Владивостоке. Срок командировки – со 2-го (день отправки) по 16-е сентября 2009 года (день возвращения). В связи с этим подотчетному лицу были выданы денежные средства в размере 55 000 рублей.

По возвращении Петров представил в бухгалтерию авансовый отчет на фактически израсходованную сумму (53 500 руб.), к которому были приложены: командировочное удостоверение; авиабилеты на сумму 12 000 рублей и 11 500 рублей; счет из гостиницы с кассовым чеком на общую сумму 30 000 рублей. Авансовый отчет был составлен и утвержден 21 сентября 2009 года.

В принципе любой бухгалтер знает, как выполнить свою работу. Однако сотрудник, не являющийся специалистом по «первичке», может легко запутаться в реквизитах авансового отчета. Поэтому проиллюстрируем порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

Оборотная сторона формы № АО-1

Номер по по-рядку

Документ,      подтверждающий    производственные   расходы      

Наименова-ние доку- мента     (расхода)

Сумма расхода        

Дебетсче- та,  суб- счета

по отчету  

принятая к учету

в руб.коп. 

в   валюте

в руб.коп. 

в валюте

дата   

номер 

2    

3   

4   

6  

8   

02.09.2009 

M-V1239875

авиабилет

12 000

   –  

12 000

   –   

26

16.09.2009 

V-M7658345

авиабилет

11 500

   –  

11 500

   –   

26

02.09.2009 -16.09.2009 

1945

Кассовый чек

30 000

   – 

9 750

   –   

26

Итого  

53 500

53 500

 

Подотчетное лицо

Петров А.Г.

подпись

 

расшифровка подписи

Как нетрудно догадаться, оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к нему (равно как и ненадлежащее их заполнение) влечет несоответствие формы № АО-1 требованиям законодательства Российской Федерации. Следовательно, указанная в нем сумма не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Что касается других бумаг, которыми должна оформляться служебная поездка в соответствии с постановлением № 1, напр., приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма № Т-10а), то их наличие и способ заполнения определяется внутренними правилами организации. Для «бумажного» удостоверения в целях налогообложения прибыли их присутствие не является обязательным. Такого мнения придерживается Минфин в письме от 14 сентября 2009 года № 03-03-05/169. Ведь Положение не предъявляет подобных требований. К слову сказать, незадолго до этого аналогичную позицию высказали эксперты ФНС в письме от 18 августа 2009 года № 3-2-06/90.

Путевые траты

Как мы уже упоминали, по возвращении из командировки работник обязан сдать документы, подтверждающие расходы на проезд. В случае получения необходимых бланков (чеков, квитанций и др.) на бумажных носителях, как правило, проблем не возникает. Но как быть, если были оформлены электронные билеты?

В таком случае также не существует препятствий для признания затрат. Дело в том, что маршрут/квитанция «виртуального» купона и багажной квитанции должна быть оформлена по шаблонам утвержденных бланков строгой отчетности. В случае заполнения бумаги не на «жесткой форме» дополнительно к ней выдается БСО, подтверждающий произведенную оплату перевозки, контрольно-кассовой техники (чек). Такие требования прописаны в приказах Минтранса от 8 ноября 2006 года № 134 и от 23 июля 2007 года № 102 для авиационных и железнодорожных перевозок соответственно.

Следовательно, при приобретении работником электронного билета для поездок в командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве БСО пассажирской квитанции, чек или другая бумага, свидетельствующая о произведенной оплате перевозки, оформленные на «легальном» бланке строгой отчетности.

Вместе с тем «проездные» издержки также могут быть приняты в уменьшение базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение. Иными словами, это происходит при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку и иных оправдательных бланков, оформленных унифицированными формами «первички» и удостоверяющих факт пребывания работника в служебной поездке. К указанному комплекту бумаг достаточно лишь приложить распечатку электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд сотрудника (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки). К такому выводу пришел Минфин в письме от 4 февраля 2009 года № 03-03-07/3.

Жилищный вопрос

В заключение расскажем о расходах на проживание. Если гостиница выдала кассовый чек и квитанцию, где подробно расписаны оказанные услуги, то все достаточно просто. В таком случае «жилищные» траты списываются без применения каких-либо специальных требований к документам.

Однако фирмы и предприниматели, занимающиеся такого рода деятельностью, могут и не применять ККТ. В таком случае они должны использовать бланки строгой отчетности. Об этом говорится в пункте 2 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ.

Полный текст этой статьи вы можете прочесть в печатном или электронном журнале «Бухгалтер-Дока». Быстро подписаться на журнал можно на сайте в разделе «Подписка».
Подписаться на журнал
Просмотров 1600 / Комментариев: 0
Оцените важность статьи (5* — наивысшая):
  • Текущий 1.33/5
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
(текущий рейтинг: 1.3 | 18 чел. проголосовало)
Поделиться ссылкой в
Читайте также:


Вход на сайт

Логин:
Пароль:
Запомнить меня
Забыли пароль?
Зарегистрироваться